(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書の処理及び作成の原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に処理されるよう努めなければならない。

(用語の定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(事務局長の職責)

第4条　事務局長は、文書の処理その他文書に関する事務が円滑に行われるよう管理し、及び統制しなければならない。

(課長の職責)

第5条　課長は、課内の文書の処理を監督し、自己の責任において処理しなければならない。

(文書管理責任者)

第6条　所管課に文書管理責任者を置く。

(文書管理担当者)

第7条　係に文書管理担当者を置く。

(文書の種類)

第8条　甲府・峡東地域ごみ処理施設事務組合(以下「組合」という。)において作成する文書の種類及び性質は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(文書の書き方)

第9条　文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の番号)

第10条　文書には、条例、規則、告示、公告、訓令及び訓にあっては総務課において法令番号簿により法令番号を、指令、達及び往復文にあっては所管課において文書発送簿により文書番号を付さなければならない。

(文書の記号)

第11条　文書には、条例、規則、告示、公告及び訓令にあっては組合名及び文書種類名を、訓にあっては文書種類名を、指令及び達にあっては組合名、文書種類名及び所管課の首字を、往復文書にあっては所管課の首字を記号として付さなければならない。

(文書の受領、受付及び配布)

第12条　到達した文書は、所管課に直接到達した文書を除き、総務課において受領するものとする。

(事務処理の原則)

第13条　課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針及び処理期限を示し、速やかに処理させなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、課長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をしなければならない。

(起案)

第14条　すべて事案の処理は、文書により行うものとする。

(供覧等)

第15条　前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」又は「回覧」と記載し、関係者に供覧し、又は回覧するものとする。

(起案に当たっての注意)

第16条　起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(起案用紙)

第17条　起案用紙は、次に定めるところにより使用しなければならない。

(回議)

第18条　起案書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第19条　起案の内容が他の課に関係を有するときは、当該起案書を関係を有する課に合議しなければならない。

(総務課長への合議)

第20条　起案書のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(代決)

第21条　回議又は合議において、職務権限を有する者が不在のとき、又は事故のため甲府・峡東地域ごみ処理施設事務組合事務決裁規程(平成19年組合訓令第1号)に規定する当該職務権限を有する者の職務を代行することができる者が代決するときは、「代」と記載して代決することができる。

(重要文書の持ち回り)

第22条　回議又は合議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要若しくは異例に属する文書は、事務担当者自ら持ち回りしてこれを行うことができる。

(起案内容の訂正)

第23条　起案書の記載内容のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正したときは、その旨を起案者に連絡し、又は訂正した者の氏名を当該訂正箇所に記載しなければならない。

(決裁年月日の記入)

第24条　決裁を終えた起案書(以下「原議」という。)は、決裁責任者又は起案者において、所定の欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(文書の施行)

第25条　原議は、特別の理由があるときを除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。

(浄書)

第26条　浄書を要する文書は、所管課において浄書するものとする。

(文書の発信者名)

第27条　文書の発信者名は、権限を有する者の名を用いなければならない。

(事務担当者の表示)

第28条　発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に事務担当者の所属、職、氏名、電話番号等を表示するものとする。

(公印及び割り印)

第29条　施行する文書は、甲府・峡東地域ごみ処理施設事務組合公印規程(平成19年組合訓令第3号)に定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げるものについては、公印を省略するものとする。

(発送等の方法)

第30条　文書は、所管課で発送するものとする。

(文書の整理等の原則)

第31条　文書は、別表第1の文書分類表(以下「文書分類表」という。)に基づき分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第32条　文書の整理及び保管は、作成年度ごと、文書分類表のファイル名ごとに、文書フォルダ又はファイルボックス(以下「文書フォルダ等」という。)を使用して行うものとする。

(完結文書の整理)

第33条　文書が完結したときは、文書フォルダ等ごとに文書フォルダ分類票を作成し、これを文書フォルダ等に添付するとともに、4半期ごとに総務課長にその写しを送付するものとする。

(文書分類表)

第34条　文書の分類は、文書分類表により行う。

(保存種別及び保存年限)

第35条　処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の保存種別及び保存年限は、次に定める区分とし、保存年限基準表(別表第2)に基づき、所管課長が定めるものとする。

(完結文書の保管期間)

第36条　事務室内で完結文書を保管する期間は、完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。ただし、前条第4項ただし書に係る文書については、完結した日の属する年の翌年の末日までとする。

(文書の保存)

第37条　文書保管期間が経過した文書で保存年限が到来していないものは、文書保存箱に入れ、保存文書目録を作成し、その写しを貼ちよう付し、書庫に保存しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第38条　課長は、分掌事務の異動等に伴い、他の課から文書を引き継いだときは、保存文書引継表を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。

(文書の閲覧等)

第39条　文書は、法令等の定める場合を除き、職員以外の者に閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、管理者の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第40条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の許可を得たときは、この限りでない。

(書庫の管理)

第41条　書庫は、総務課長が管理する。

(保存文書の借覧)

第42条　所管課以外の職員が保存文書を借用し、又は閲覧しようとするときは、文書貸付簿に所要事項を記入し、所管課長の承認を得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第43条　保存年限が経過した保存文書については、廃棄しなければならない。ただし、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては、文書フォルダの保存年限によるものとする。

(文書の書式及び用例)

第44条　文書の書式及び用例は、別表第3のとおりとする。

(刊行物等の保管、管理等)

第45条　各課で作成した刊行物及び各種の統計、年報等は、総務課において1部を保管し、管理するものとする。

(帳票等の様式)

第46条　この訓令に定める文書の処理等に関する帳票等の様式は、別表第4のとおりとする。

(実施規定)

第47条　この訓令の実施に関し必要な事項は、総務課長が定める。